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Comment mener son séminaire stratégique en 3 étapes

Dans cet article, 3 étapes pour mener votre séminaire stratégique.
L’objectif ? Décider collectivement pour faciliter la mise en oeuvre et l’adhésion des collaborateurs.

Dans les grandes lignes, organiser un séminaire stratégique suit traditionnellement, 3 grandes phases de travail :

  1. Un travail préparatoire approfondi et engageant : créer les fondations du succès du séminaire en prenant le temps de collecter les bonnes données, en interviewant les participants au séminaire afin d’arriver en départ lancer lors du séminaire
  2. Des conditions et une organisation favorables à l’échange et à la prise de décision pendant le séminaire
  3. Un suivi pour faire le lien entre les conclusions du séminaire et assurer la réalisation des premières actions définies lors du séminaire
Image des 3 étapes pour mener son séminaire stratégique
1 : Préparation : définir l'objet, analyser et écouter
2 : Rythmer, fédérer, faire décider
3 : Garder la trace, formaliser et mettre en oeuvre

Étape 1 : Préparer son séminaire stratégique

Un travail préparatoire approfondi et engageant, c’est la première pierre pour créer les fondations du succès du séminaire. La préparation en amont du séminaire est essentielle et ne doit surtout pas être négligée, au risque de ne pas atteindre les objectifs fixés. Une durée de préparation de 4 à 6 semaines en amont de la date du séminaire est préconisée.

1.1/ Premier point essentiel : le contenu l’objet : “Quoi ?”

Il s’agit de choisir l’enjeu stratégique de l’entreprise sur lequel vous voulez fédérer et faire participer vos collaborateurs, ce qui nous animera lors de ce séminaire.

Avant tout de chose trouver un nom accrocheur pour votre séminaire, ca permettra de fédérer votre groupe dès le début !

Un “bon objet” doit :

  • Être sérieux, impactant, impliquant
  • Avoir un horizon à moyen / long terme (1 à 10 ans)
  • Permettre de travailler sur des actions opérationnelles, directement liées au business, dès aujourd’hui pour poser les bases : débroussailler et affermir un plan d’action concret

Exemples d’objets de séminaire :

  • Face à un changement réglementaire : que doit-on faire entre 2022 et 2030 ?
  • Suite à nos différentes fusions/ rachats, comment créer un groupe ?
  • Notre modèle opérationnel évolue et notre outil coeur est obsolète. Dessinons les contours du futur ERP en impliquant toutes les agences du territoire
  • Le CODIR doit prendre du champs et préparer la montée en compétences de l’équipe de management élargi, dessinons et mettons en place une démarche de transformation portée par l’équipe de management

1.2/Analyser le contexte marché et l’environnement

Pour la réussite de votre séminaire, vous aurez besoin d’avoir une matière suffisamment travaillée, et préparer les éléments qui favoriseront la prise de décision.

  • Fédérer sur l’urgence et le bien-fondé du sujet, de la question
  • Analyse de revue des risques (Ex. : inflation, difficultés d’accès aux matières 1ères, …)
  • Construire un benchmark de la concurrence
  • Préparer des éléments chiffrés et factuels (Ex. : 2030, date de passage de témoin pour le Dirigeant en place)

1.3/ Écouter les collaborateurs et parties prenantes

Travail en amont : Avoir pris du temps pour mobiliser les collaborateurs dans le but d’amener le groupe à être prêt à réfléchir en départ lancé au matin du séminaire

  • Ecouter les collaborateurs : “Bouche pleine n’a pas d’oreilles”
  • Travail en amont, qui demande un temps incompressible pour réaliser suffisamment d’entretiens individuels et un atelier de remontée des irritants (généralement 1H00 avec chaque membre du CODIR et membre de l’équipe de management élargi)
  • Ecouter les clients, comprendre quels sont leurs points de satisfaction et leurs souhaits d’évolution. Vos clients seront flattés d’être interrogés pour contribuer à votre plan stratégique.

Étape 2 : Le déroulé du séminaire stratégique et ses conclusions / le “Comment ?”

Le point important à retenir dans cette étape 2 est de mettre en place des conditions et une organisation favorables à l’échange et à la prise de décision. Nous préconisons une durée du séminaire à minima 1 journée avec une nuit au milieu. En effet, quand on dort, le cerveau continue de réfléchir. La 1ère journée ou demi-journée permet de poser les problèmes et la 2eme journée ou la 2eme demi-journée après la nuit permet d’arriver frais et reposée pour décider sereinement.

Objectif numéro 1 : Réussir à fédérer un groupe d’échange pour que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice. C’est le moment pour travailler avec eux sur des sujets business, stratégiques, sur lesquels leur contribution compte vraiment.
Nous vous avons préparé un article spécialement sur le sujet : Script Vidéo – Fédérer dans un groupe

Objectif numéro 2 : Affermir un plan d’action concret

  • Alternances de plénières et de travaux en sous-groupes
  • Réflexions sur des questions touchant au quotidien le travail des participants
  • Temps d’échanges informels
  • Propositions d’ateliers favorisant le recul. Par exemples : jeux de rôle, vidéos inspirantes, …

Objectif numéro 3 : Prendre des décisions ensemble

  • Avoir une vision très claire sur le plan d’action qui va suivre : “qu’est ce qu’on fait après ?”
  • Produire des livrables concrets et utiles : ateliers de prototypage, maquettage

Étape 3 : La mise en oeuvre des conclusions du séminaire stratégique

Ne pas minimiser le travail après le séminaire : faire le lien entre les conclusions du séminaire et leur mise en oeuvre. Nous vous préconisons une durée de 6 semaines pour cette étape.

  • Garder la trace de toutes les idées : notes, photos des travaux réalisés, photos des temps d’échange
  • Formaliser tout ce qu’on a entendu
  • Travail de scribe
  • Plan d’action, follow-up post séminaire
  • Premières actions à mettre en route très vite pour appropriation

Concluons : Comment savoir si votre séminaire est une réussite ?

Réussir à cocher tous les points suivants :

  • Tout le monde est convaincu de l’importance du sujet
  • La prise de décision collective sur le “comment”
  • Un bon objet: un enjeu stratégique de l’entreprise
  • Une production concrète utilisée dans les 15 jours qui suivent la fin du séminaire

4 mots essentiels à retenir pour mener son séminaire stratégique ? Préparatif, Collaboratif, Fun et Concret

François Verrecchia, CEO Compagnum François Verrecchia

Un séminaire stratégique permet de produire des livrables utile et de gagner du temps !

Si vous avez besoin de plus de renseignements dites le nous François sera ravi de vous apporter des précisions 🙂

LEVIERS

Comment mener son séminaire stratégique en 3 étapes

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